Lugh Umland KI-Automatisierung für KMU KI-Check buchen

KI-Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen in Bielefeld und OWL Weniger Büro. Mehr Betrieb.

Ihr Team verliert jeden Tag Stunden mit Abtippen, Suchen und Nachfassen. Ich automatisiere genau diese Arbeit mit den Programmen, die Sie schon haben, und bleibe dran, bis sie im Alltag läuft. Ohne IT-Großprojekt und ohne neue Software, die am Ende keiner nutzt.

Kostenlosen KI-Check buchen Ersparnis berechnen

30 Minuten, kostenlos. Sie gehen mit drei konkreten Ansatzpunkten raus, auch ohne Auftrag.

  • Persönlich aus Bielefeld
  • Datenschutz mitgedacht
  • Festpreis vor Projektstart

Beispiel-Automatisierung

Neue E-Mail, 07:42 Uhr

Maria SchröderAnfrage Badsanierung

Wir möchten unser Bad (ca. 8 m²) sanieren lassen, bodengleiche Dusche statt Wanne. Wann könnten Sie vorbeikommen?

  1. Anfrage gelesenBadsanierung, ca. 8 m², Bielefeld-Heepen
  2. Kontakt angelegtNeuer Kunde im CRM, Quelle: E-Mail
  3. Termine vorgeschlagenDi 10:00 oder Do 14:30 Uhr, aus Ihrem Kalender
  4. Antwort vorbereitetPersönlicher Entwurf mit Terminvorschlägen

0:41 Min. automatisch

Von Hand: ca. 25 Minuten

Wartet auf Ihre Freigabe

Wiederkehrende Aufgaben wie Angebote schreiben, Rechnungen erfassen oder Termine abstimmen laufen durch die KI und kommen erledigt wieder heraus.

Welche dieser Sätze haben Sie diese Woche gedacht?

Tippen Sie an, was auf Ihren Betrieb zutrifft. Sie sehen sofort, wo Automatisierung ansetzen würde.

Die Rechnung, die niemand schreibt

Routinearbeit steht in keiner Bilanz als eigener Posten. Bezahlt wird sie trotzdem, jede Woche. Rechnen Sie nach, was sie Ihren Betrieb kostet.

6 Personen
8 Stunden

Abtippen, Suchen, E-Mails sortieren, Nachfassen, Ablage

38 €

Für Inhaber und Führungskräfte eher höher ansetzen.

30 %

Vorsichtig geschätzt. Den echten Wert ermitteln wir in der Prozess-Analyse.

Rechnung

Routinearbeit in Ihrem Betrieb

Datum
27.09.2026
Zeitraum
12 Monate

Wiederkehrende Aufgaben

6 Personen × 8 Std. × 45 Wochen

2.160 Std.

Stundenkosten

2.160 Std. × 38 €

82.080 €

Summe pro Jahr

82.080 €

Entspricht 1,2 Vollzeitstellen, die nur Routine erledigen.

Davon automatisierbar (30 %)

648 Std. im Jahr, so viel wie eine Teilzeitkraft mit 14 Std. pro Woche

24.624 €

Beispielrechnung mit Ihren Angaben. Grundlage: 45 Arbeitswochen und 40 Stunden pro Woche, also 1.800 Stunden pro Vollzeitstelle und Jahr.

Diese Zeit zurückholen

Die Großen nutzen KI längst. Im Mittelstand fehlt meist nur der Einstieg.

Kleine Unternehmen setzen KI nicht einmal halb so oft ein wie große. Das Geld ist selten der Grund, nur 32 % nennen die Kosten. Viel häufiger fehlt das Wissen, wo man anfangen soll, und Sicherheit bei Recht und Datenschutz. Genau hier setze ich an.

KI-Nutzung 2025 nach Unternehmensgröße Anteil der Unternehmen, die KI einsetzen
  • 10 bis 49 Beschäftigte 23 %
  • 50 bis 249 Beschäftigte 36 %
  • ab 250 Beschäftigten 57 %
Warum KI trotz Interesse nicht eingeführt wird Unternehmen, die KI erwogen, aber nicht eingeführt haben
  • Fehlendes Wissen 72 %
  • Unklare rechtliche Folgen 62 %
  • Bedenken beim Datenschutz 60 %
  • Kosten 32 %

Quelle: Statistisches Bundesamt (Destatis), Erhebung zur Nutzung von IKT in Unternehmen 2025, Unternehmen ab 10 Beschäftigten. Mehrfachnennungen möglich.

Wo KI in Ihrer Branche heute schon Arbeit abnimmt

Ein paar typische Abläufe. Ihre Branche fehlt? Die Muster sind fast überall gleich: Anfragen, Dokumente, Termine und Wissen.

Handwerk und Bau

Anfragen und Angebote

HeuteAnfragen kommen per Mail, Telefon und WhatsApp. Angebote schreibt der Chef abends.

Mit AutomatisierungMails, WhatsApp und Mailbox-Nachrichten landen an einem Ort. Für Standardarbeiten liegt ein Angebotsentwurf aus Ihrer Preisliste zur Freigabe bereit.

Baustellendokumentation

HeuteFotos und Notizen liegen verstreut auf fünf verschiedenen Handys.

Mit AutomatisierungAus Sprachnachricht und Fotos wird ein sauberer Bautagesbericht, abgelegt beim richtigen Projekt. Sie zeichnen nur noch ab.

Nachfassen

HeuteOffene Angebote geraten im Tagesgeschäft in Vergessenheit.

Mit AutomatisierungIst ein Angebot nach einer Woche noch offen, geht eine freundliche Nachfrage raus. Antworten landen direkt bei Ihnen.

Praxis und Kanzlei

Posteingang

HeuteBriefe, E-Mails und Uploads werden von Hand gesichtet und zugeordnet.

Mit AutomatisierungGescannte Briefe, E-Mails und Uploads werden gelesen und der richtigen Akte zugeordnet. Erkannte Fristen stehen als Vorschlag im Kalender, Ihr Team bestätigt sie.

Fehlende Unterlagen

HeuteMan telefoniert fehlenden Unterlagen hinterher, oft mehrmals.

Mit AutomatisierungAnhand Ihrer Checkliste wird Fehlendes automatisch angefordert, mit Erinnerung und einer Übersicht, was noch aussteht.

Standardfragen

HeuteDas Telefon klingelt für Öffnungszeiten, Unterlagen und Terminfragen.

Mit AutomatisierungEin Telefon- und Website-Assistent beantwortet Organisatorisches rund um die Uhr und nimmt Terminwünsche auf. Fachliches landet als Rückrufnotiz bei Ihrem Team.

Immobilien

Exposés

HeuteJedes Exposé wird von Grund auf neu geschrieben, oft in mehreren Sprachen.

Mit AutomatisierungAus Eckdaten, Fotos und Energieausweis entsteht ein Exposé-Entwurf, Pflichtangaben nach GEG inklusive. Auf Wunsch auch auf Englisch oder Spanisch.

Interessenten

HeuteDutzende Anfragen pro Objekt, viele davon passen nicht.

Mit AutomatisierungJede Anfrage wird sofort beantwortet und vorsortiert, bei Kaufobjekten etwa nach Finanzierung und Zeitraum. Sie sprechen zuerst mit den Passenden.

Besichtigungen

HeuteTermine gehen per Mail und Telefon hin und her.

Mit AutomatisierungInteressenten buchen freie Zeiten selbst und werden erinnert. Danach wird Feedback abgefragt und für den Eigentümer zusammengefasst.

Handel und Dienstleistung

Kundenservice

HeuteDieselben Fragen zu Lieferzeit, Status und Rückgabe, jeden Tag.

Mit AutomatisierungEin Assistent beantwortet Standardfragen sofort, auch zum Stand einer Bestellung. Alles andere übergibt er mit Kontext an Ihr Team.

Artikelpflege

HeuteProduktdaten aus Datenblättern werden von Hand abgetippt.

Mit AutomatisierungWerte aus dem Datenblatt werden ausgelesen und vorausgefüllt, Texte für Shop und Portale entstehen als Entwurf. Sie prüfen und geben frei.

Monatsberichte

HeuteZahlen aus drei Programmen werden jeden Monat in Excel zusammenkopiert.

Mit AutomatisierungDie Zahlen werden automatisch aus Ihren Programmen gezogen. Der Bericht liegt zum Monatsanfang in Ihrem Postfach, Auffälligkeiten sind markiert.

Was davon bei Ihnen umsetzbar ist, hängt vor allem von Ihren Programmen ab. Genau das prüfen wir im kostenlosen KI-Check.

Vom Zettelchaos zum laufenden Prozess

Klein anfangen, schnell etwas sehen, dann Schritt für Schritt ausbauen. Scrollen Sie weiter und sehen Sie, was in den vier Schritten mit Ihren Abläufen passiert.

Ausgangslage

Informationen überall, Überblick nirgends

Anfragen kommen über fünf Kanäle, Listen existieren doppelt, Rückrufe kleben als Zettel am Monitor. Jeder Handgriff für sich ist klein. Zusammen kosten sie jeden Tag Stunden.

  1. KI-Check

    30 Minuten, kostenlos

    Sie erzählen, wo es im Alltag hakt. Ich stelle Fragen, sortiere mit Ihnen und zeige, was heute schon möglich ist.

    ErgebnisDie drei Abläufe mit dem größten Hebel

  2. Prozess-Analyse

    Vor Ort oder per Video

    Wir gehen Ihre Abläufe Schritt für Schritt durch, streichen Doppeltes, räumen Umwege auf und rechnen den Nutzen durch.

    ErgebnisEin Fahrplan mit Aufwand, Ersparnis und Festpreis

  3. Pilot

    Ein Ablauf zuerst

    Ich setze den ersten Ablauf mit Ihren Programmen um und teste ihn mit Ihrem Team im echten Alltag. Vorher und nachher messen wir, wie viel Zeit er spart. Alles andere läuft währenddessen wie gewohnt weiter.

    ErgebnisEin laufender Ablauf und echte Zahlen, bevor Sie weiter investieren

  4. Etablieren

    Schulung und Betreuung

    Ich schule Ihr Team, dokumentiere alles verständlich und bleibe Ansprechpartner. Dann folgen die nächsten Abläufe.

    ErgebnisKI, die im Alltag wirklich genutzt wird

Mit dem KI-Check starten

Der erste Schritt kostet nichts. Danach entscheiden Sie in Ruhe.

Vier Versprechen für jedes Projekt

Damit KI bei Ihnen nicht zum nächsten Projekt wird, das nach drei Wochen im Sand verläuft.

  • Erst verbessern, dann automatisieren.

    Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, bekommt nur schnelleres Chaos. Deshalb schauen wir zuerst hin und räumen auf.

  • Ihre Programme bleiben.

    Kein Systemwechsel und kein Tool-Zoo. Ich verbinde, was Sie schon nutzen, etwa Outlook, Microsoft 365, Excel oder Ihre Branchensoftware.

  • KI bereitet vor, Menschen entscheiden.

    Was an Kunden rausgeht oder Geld bewegt, läuft über Ihre Freigabe. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen.

  • Fertig ist es erst, wenn Ihr Team es nutzt.

    Schulung, kurze Anleitungen und ein fester Ansprechpartner gehören zu jedem Projekt dazu.

KI mit Plan statt Schatten-KI

Wenn Mitarbeitende Kundendaten in private Chatbot-Konten kopieren, ist das ein echtes Risiko. Verbieten hilft da wenig. Besser ist, KI mit klaren Regeln sauber einzuführen.

Kundendaten fließen nur in ein freigegebenes KI-Tool mit Servern in der EU. Der Weg in private Chatbot-Konten ist gesperrt. Kunden- daten Freigegebenes KI-Tool Server in der EU Privates Chatbot-Konto nicht erlaubt

  • Klare Regeln

    Welche Daten dürfen in welches Tool? Das halten wir schriftlich fest, bevor etwas live geht.

  • Server in der EU, wo möglich

    Ich bevorzuge Anbieter mit europäischen Rechenzentren und achte auf Verträge zur Auftragsverarbeitung.

  • Kein Training mit Ihren Daten

    Ich wähle Tarife und Einstellungen, bei denen Ihre Daten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden.

  • Zugriffe im Griff

    Aus der IT-Systemintegration kenne ich Microsoft 365, Berechtigungen und Server. Jede Automatisierung sieht nur, was sie sehen muss.

  • Schulung nach EU AI Act

    Wer KI einsetzt, muss laut Art. 4 Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden ergreifen. Die Schulung Ihres Teams ist deshalb fester Teil jedes Projekts.

Eine Rechtsberatung ersetze ich nicht. Für die rechtliche Prüfung im Einzelfall arbeite ich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen.

Ich lebe KI. Und ich halte, was ich zusage.

Ich bin Lugh Umland aus Bielefeld und komme aus der IT-Systemintegration: Microsoft 365, Server, Berechtigungen und alles, was im Hintergrund eines Betriebs zuverlässig laufen muss.

KI ist für mich kein Trend, den ich verkaufe, sondern mein Alltag. Ich beschäftige mich jeden Tag damit, teste neue Modelle und Werkzeuge, sobald sie erscheinen, und lerne ständig dazu. Was nicht hält, was es verspricht, sortiere ich aus, bevor es bei Ihnen ankommt.

Mein eigener KI-Assistent sortiert meine E-Mails, pflegt meine Aufgaben und bereitet Antworten vor. Was sich bei mir bewährt, setze ich für Ihren Betrieb um, pragmatisch und verständlich.

„Ihr Team soll wieder Zeit haben für die Arbeit, für die Sie es eingestellt haben.“

Mein Netzwerk

Aus Marketing, Webdesign und IT kenne ich viele Betriebe und Fachleute in Ostwestfalen-Lippe. Braucht Ihr Projekt mehr als eine Automatisierung, bringe ich die passenden Leute an einen Tisch. Ihr Ansprechpartner bleibe ich.

Ihr Kontakt: immer direkt ich

Meine Zuverlässigkeit

In der IT-Systemintegration zählt vor allem eins: Es muss jeden Tag laufen. Genau so arbeite ich. Antwort innerhalb eines Werktags, Festpreis vor Start, saubere Dokumentation. Und ich bleibe dran, bis es im Alltag läuft.

Status: läuft, jeden Tag

Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie im KI-Check oder schreiben Sie mir.

Frage stellen
Was kostet das?

Der KI-Check ist kostenlos. Danach bekommen Sie ein Festpreisangebot, bevor irgendetwas beginnt, also keine Stundenabrechnung ins Blaue. Maßstab ist Ihre Ersparnis: Wir rechnen vorher gemeinsam durch, ob sich die Automatisierung über die gewonnene Zeit bezahlt macht. Wenn nicht, sage ich Ihnen das offen.

Wir sind nur zehn Leute. Lohnt sich das für uns?

Gerade dann. In kleinen Teams hängt jede Routineaufgabe an wenigen Personen, oft am Chef selbst. Schon ein automatisierter Ablauf macht dort einen spürbaren Unterschied.

Brauchen wir dafür neue Software?

Meistens nicht. Ich baue auf dem auf, was Sie schon nutzen, etwa Microsoft 365, Outlook, Excel oder Ihre Branchensoftware, sofern sie eine Schnittstelle hat. Wo etwas fehlt, empfehle ich schlanke Lösungen statt großer Systeme.

Ist das datenschutzkonform?

Datenschutz plane ich von Anfang an mit ein: klare Regeln, welche Daten wohin dürfen, Anbieter mit Servern in der EU, wo möglich, und Verträge zur Auftragsverarbeitung. Für die rechtliche Prüfung im Einzelfall ziehen wir Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu, denn eine Rechtsberatung kann ich nicht ersetzen.

Ersetzt KI meine Mitarbeitenden?

Nein. Sie nimmt Ihrem Team die Arbeit ab, die niemand gern macht: abtippen, suchen, sortieren, erinnern. Die gewonnene Zeit fließt in Kunden, Qualität und Aufgaben, für die Sie sonst niemanden finden.

Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?

Der Pilot ist bewusst klein geschnitten. So läuft der erste automatisierte Ablauf nach Wochen und nicht erst nach Monaten.

Was verlangt der EU AI Act von uns?

Wer KI im Betrieb einsetzt, muss laut Art. 4 Maßnahmen ergreifen, damit die Mitarbeitenden die nötige KI-Kompetenz aufbauen. Die Schulung Ihres Teams ist deshalb fester Teil jedes Projekts. Weitere Pflichten hängen vom Einsatzzweck ab, das klären wir im Einzelfall.

Müssen meine Mitarbeitenden technisch fit sein?

Nein. Die Automatisierungen laufen im Hintergrund oder dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet, etwa im Postfach. Was neu ist, erkläre ich in kurzen Schulungen und verständlichen Anleitungen.

Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?

Ich richte für jede Automatisierung eine Überwachung ein. Fällt ein Schritt aus, bekomme ich eine Meldung und kümmere mich darum. Auf Wunsch betreue ich Ihre Abläufe dauerhaft.

Arbeiten Sie nur in Bielefeld?

Ich komme aus Bielefeld und bin in Ostwestfalen-Lippe gern vor Ort. Die meisten Termine funktionieren aber genauso gut per Video, deutschlandweit.

In 30 Minuten wissen Sie, wo KI Ihnen die meiste Zeit spart.

Im kostenlosen KI-Check sprechen wir über Ihren Alltag. Sie gehen mit drei konkreten Ansatzpunkten aus dem Gespräch, auch wenn wir danach nicht zusammenarbeiten.

  • Ein ehrlicher Blick auf Ihre Abläufe, ohne Verkaufsdruck
  • Drei konkrete Ansatzpunkte zum Mitnehmen
  • Per Video oder Telefon, ganz ohne Vorbereitung
Termin im Kalender wählen

Die Terminbuchung läuft über Calendly und öffnet sich in einem neuen Tab.

Telefon
+49 174 7643535

Weil ich jedes Projekt selbst umsetze, arbeite ich nur mit wenigen Betrieben gleichzeitig.

Lieber schreiben?

Schildern Sie kurz, wo es hakt. Ich melde mich in der Regel innerhalb eines Werktags.

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